Vous Embauchez ? . . . Couverture livre vous embauchez

 

 

Un livre rapide à lire (une trentaine de pages courtes) sur le thème de l’embauche dans les TPE. Une approche originale sur un sujet très peu abordé par les réseaux officiels de conseil à la création/reprise d’entreprise.

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La gestion des Ressources Humaines est probablement aujourd’hui le poste le plus « sensible » et le plus « délicat » à gérer pour le dirigeant d’entreprise, y compris s’il s’agit d’une TPE. Les responsabilités sont importantes, les sanctions en rapport, en cas de manquements. Il est donc important de se renseigner en amont sur l’ampleur de la tâche.

 

Découvrez ci-dessous un aperçu des réponses apportées aux questions traitées :
p 7 - Qu’est ce qui va changer dans ma vie de tous les jours avec l’arrivée d’un salarié dans l’entreprise ?

Beaucoup de choses…

Avec l’arrivée d’un salarié, votre entreprise ne sera plus la même entreprise.

Travailler seul, c’est maitriser, ou à défaut au moins connaitre l’ensemble des processus et procédures allant du 1er contact client à la facturation du travail réalisé et des différents niveaux de responsabilité assumés dans le cadre de l’activité exercée.

Faire appel à un (ou plusieurs) collaborateur(s) salarié(s), c’est déléguer tout ou partie des tâches à réaliser pour répondre à la demande client tout en supportant l’entière responsabilité juridique, plus conséquente que pour un travailleur indépendant puisque viennent se greffer des instances nouvelles, Inspection du Travail, Sécurité Sociale par exemple et leurs lots de dispositions, textes, obligations en tous genres ainsi que formulaires, cotisations, contrôles et sanctions qui les accompagnent.

Changement n° 1 – le volume d’activité :

Seul, non salarié, on peut se contenter d’un volume d’activité qui varie en fonction de la demande client et s’en satisfaire. Une charge salariale mensuelle va entrainer une augmentation des frais fixes de la structure, incompressibles et obligatoires, imposant de rechercher du chiffre d’affaires supplémentaire et, encore mieux, plus régulier dans l’année pour aplanir les incidences négatives liées à la saisonnalité de l’activité par exemple.

Seul, le salaire du conjoint ou quelques fonds propres peuvent permettre d’ajuster pour boucler le budget familial. S’il faut assurer le versement de salaires et des frais annexes en cas d’insuffisance de l’entreprise, l’équation risque d’être plus compliquée.

 

 

p 11 Quelle va être l’incidence sur ma politique actuelle en termes de niveaux de service et de prix ?-

Votre politique actuelle est liée à un certain niveau de service. L’intervention de personnel salarié peut avoir une incidence, soit de baisse de qualité, soit d’augmentation de prix.

Ci-dessous deux options, opposées, qui résument la situation et peuvent aider à choisir votre stratégie avec l’arrivée de salarié(s) dans l’entreprise :

Option n° 1 – bas de gamme

Nécessité de disposer des coûts de production les plus faibles pour pratiquer une politique tarifaire agressive. Vous rechercherez, mais aussi attirerez de fait, des profils peu ou pas qualifiés se contentant des plus bas niveaux de rémunération. Vos prix pourront intéresser certains segments de clientèle mais vous vous exposerez davantage au risque de litiges entrainant perte de temps, dégradation d’image, travail supplémentaire non facturable, contentieux, frais de procédures et au final une probabilité plus grande de transformer un maigre gain en lourde perte.

 

 

 

p 13 - Quelles vont être les nouvelles obligations légales auxquelles je vais devoir répondre ?

De fait, l’employeur endosse de nouvelles responsabilités. Un peu comme un « père de famille », Il est responsable de ses salariés vis-à-vis desquels il doit respecter un certain nombre de règles définies essentiellement par le Code du Travail d’une part et le Code de la Sécurité Sociale d’autre part.

Parmi lesquelles :

  • La mise en conformité des locaux et outils de travail

  • L’inscription à de nouveaux organismes administratifs

  • Un affichage obligatoire de certaines informations facilement visibles

  • La mise à disposition de la convention collective à laquelle l’entreprise est rattachée

  • Le respect des consignes de protection et de sécurité en vigueur eu égard au poste de travail

  • La rédaction (puis la mise à jour annuelle ou plus) du Document Unique

  • La programmation d’un entretien annuel d’évaluation pour chaque salarié

  • La tenue d’une fiche individuelle de pénibilité au travail

qu’il sera conseillé de compléter d’un minimum de connaissances en Droits du Travail et de la Sécurité Sociale.

 

 

p 16 - Que faire si la durée de travail proposée est inférieure à 24 heures par semaine ?

Dans le cadre de la législation en vigueur, inspirée des dogmes du partage du travail, ou encore du partage de la pénurie, la durée hebdomadaire de travail se retrouve coincée entre un minima de 24 heures et un maxima de 35.

A moins de pouvoir bénéficier d’une dérogation ou qu’il s’agisse du souhait du postulant, la durée hebdomadaire minimale de travail est donc de 24 heures. A l’employeur de trouver la solution lui permettant de faire face à sa montée en puissance :

  • Embaucher avant d’atteindre la charge de 24 heures (mettant à mal sa trésorerie)

  • Répartir temporairement le travail supplémentaire (augmentant les tensions internes)

  • Refuser les commandes qui génèrent l’excédent (remettant en cause la croissance de la structure)

  • Le réaliser lui-même (probablement le plus simple, et le plus fréquent)

 

 

p 18 - Combien va me coûter au total le salarié que je projette d’embaucher ?

Impossible de répondre à cette question avec précision !

Tous ceux qui vous affirment le contraire sont des menteurs . . .

Le coût d’un salarié ne peut être connu qu’après le terme de son contrat, une fois que toutes les sources de contrôles, litiges, conflits et voies de recours sont épuisées ou devenues impossibles (délais dépassés, prescription). Cependant, il existe fort heureusement de nombreux éléments pour affiner l’estimation :

1 – Les coûts directs, faciles à connaitre :

  • Le salaire net ou brut que l’on prévoit de verser

  • Les charges afférentes

  • Les congés et charges sur congés

  • Les primes et intéressements

  • La santé au travail

  • Les cotisations complémentaires

2 – Les coûts indirects, certains faciles et d’autres plus difficiles à connaitre :

 

 

p 22 - Comment procéder pour organiser ma procédure d’embauche ?

Autant de cas de figure que de procédures d’embauche. Seule une analyse attentive du cas concret qui se présente permet une réponse correcte.

Contentons-nous donc ici, par obligation, d’une approche d’ordre général. Dans l’immense majorité des cas, le recrutement dans une TPE est assuré par le dirigeant lui-même. Pour l’embauche de son 1er salarié, c’est aussi souvent sa 1ère expérience de recruteur, sans qu’il n’ait pu aborder le sujet, même de façon théorique, lors des différents accompagnements dont il a pu bénéficier.

Ci-dessous énumérées quelques étapes permettant de structurer cette démarche :

  • Cerner dans un 1er temps sa stratégie et ses objectifs pour estimer le type de profil à rechercher

  • Rédiger le profil de poste

  • Faire connaître son offre

  • Etablir une grille de lecture pour identifier les candidatures les mieux adaptées

  • Recevoir en entretien un petit nombre de présélectionnés

 

 

p 25 - Comment gérer la situation en cas de réduction d’activité ?

Là encore, pas de réponses toutes faites mais à adapter au cas par cas en fonction de la situation. Plus elle sera anticipée, plus la gestion de la réduction d’activité pourra être efficace.

Estimer tout d’abord l’importance en volume ainsi que la durée probable de la réduction.

Sage précaution : s’il y a risque de difficultés de trésorerie, penser à contacter au plus tôt son Conseiller financier qu’il est toujours préférable d’informer en amont plutôt que de mettre devant le fait accompli une fois les difficultés avérées.

La précaution vaut aussi plus largement pour la gestion de toute crise. L’anticipation facilite la mise en œuvre de mesures adaptées. A l’inverse, la politique du dernier moment accentue les difficultés allant jusqu’à la fermeture prématurée de l’entreprise.

Cas 1 – baisse d’activité temporaire :

  • Estimer ses marges de manœuvre avec l’annualisation du temps de travail

  • Imposer la prise de congés

Veiller dans ce cas à respecter la réglementation

 

 

p 29 - Quelles alternatives à l’embauche utiliser ?

Si l’embauche de personnel salarié vous parait trop contraignante mais que vous ne parvenez plus à faire face à votre charge de travail, d’autres options sont possibles :

  • Le groupement d’entreprises :

Vous pouvez intégrer un groupement, un GIE par exemple (Groupement d’Intérêt Economique) si cela est possible dans le cadre de votre activité.

  • Les diverses formes de partenariat :

Vous pouvez recourir aux services d’une autre structure professionnelle avec laquelle vous concluez un accord de sous-traitance, de co-traitance ou de partenariat.

  • L’offshoring :

Certains de vos besoins peuvent aussi supporter l’externalisation ou encore la délocalisation, le service « off-shore ». Il en va des activités dites de « front-office » ou « back-office » telles que gestion de la relation client (GRC ou CRM), phoning, prise de rendez-vous téléphonique, suivi et assistance clientèle, suivi commandes.

 

 

p 33 - Où trouver de l’information pertinente ?

Très probablement que les deux catégories de personnes les mieux à même d’apporter des informations et des conseils sages et pertinents sont les experts-comptables et les notaires, à choisir de préférence dans des cabinets de petite taille pour bénéficier d’interlocuteurs eux-mêmes employeurs et responsables sur leurs deniers de l’affaire qu’ils dirigent plutôt que dans des grosses structures où l’on risque d’être exposé aux mêmes travers que l’on rencontre dans d’autres organisations, banques, chambres consulaires, organisations de proximité, au sein desquelles les intervenants n’ont qu’une approche théorique, livresque, universitaire de la gestion d’entreprise, loin de la réalité du terrain, et surtout pour celle qui nous préoccupe ici, la TPE.

Une question peut aider à vous faire une idée du niveau d’aptitude de votre interlocuteur à traiter vos demandes : « Avez-vous déjà signé un contrat de travail qui vous engage sur vos fonds propres ? ».

 

 

p 36 - Conclusion

Nous sommes fiers de disposer de l’une des législations du travail les plus protectrices et les plus complexes au monde. Cependant, notre chômage atteint des niveaux records.

Certains pays, dont des voisins qui sont loin d’être des sauvages, traitent des mêmes thèmes dans des environnements similaires avec des législations beaucoup moins rigides, davantage pragmatiques qui offrent aux entreprises la souplesse nécessaire pour concilier de façon plus harmonieuse les attentes sociales et les impératifs économiques.

Qui a raison ?

Tant que nous resterons arc-boutés sur nos archaïsmes, beaucoup de dirigeants de TPE français continueront à éviter d’embaucher, ou à trembler en le faisant.

A ceux qui se lancent dans l’aventure, que ce soit par choix ou par obligation . . . Bon courage !

Ils le méritent.

 

 

p 37 - Et après ?

Volontairement très court, ce « livret » peut bien-sûr pécher par son manque d’exhaustivité. La vie est toujours une question de choix, on ne peut pas tout avoir.

Pour satisfaire toutes les attentes, ou du moins celles du plus grand nombre, j’ai donc choisi un 1er niveau d’information « soft », soit cette formule d’une trentaine de pages qui peut être complétée par :

  • Des réponses davantage développées au sujet de questions précises que tout lecteur est invité à me faire parvenir en me contactant directement par mail, téléphone, facebook, twitter, viadeo, linkedIn, pigeon voyageur (ce ne sont pas les moyens qui manquent !)
  • L’animation d’ateliers ou de conférences pour des groupes d’employeurs, de créateurs d’entreprise concernés ou intéressés par le sujet

 

 

p 38 - L'auteur

Pierre Couchard

Consultant RH free-lance depuis 1987

www.hop-team.com

F-63400 Chamalières

Concepteur du « Bilan de Décompression »® et du « Best Best Day »®

 

« Une des erreurs que peut commettre un chef d’entreprise, c’est de se croire le Seigneur de l’affaire qu’il dirige ».

Auguste Detoeuf

 

 

 

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